Una de las 10 principales empresas farmacéuticas digitaliza los cuadernos de bitácora en papel para aumentar la accesibilidad a los datos y reducir la carga que supone el cumplimiento de la normativa

Introducción

Uno de los 10 principales productores farmacéuticos, con una gran capacidad de investigación, ayuda a suministrar al mundo tratamientos que salvan vidas para afecciones crónicas. Con un profundo conocimiento de las necesidades médicas, la empresa farmacéutica se ha posicionado como líder en tratamientos y tecnologías novedosas para abordar los retos sanitarios mundiales más urgentes.

Hasta hace poco, muchas de las operaciones de la empresa farmacéutica, en concreto los libros de registro, se documentaban con bolígrafo y papel. Esta práctica generaba más documentación en papel de la que se podía procesar en un tiempo razonable, por lo que desarrollaron un plan con Tulip para digitalizar sus libros de registro.

La empresa farmacéutica experimentó muchos de los mismos retos a los que se enfrentan otras empresas con los libros de registro en papel. Se dieron cuenta de que todo el proceso llevaba mucho tiempo y era propenso a errores. Y lo que es más importante, sus datos no podían utilizarse para la toma de decisiones en tiempo real.

Cada vez que un operario necesitaba acceder a un libro de registro en papel en una sala aséptica, debía seguir un procedimiento completo de bata y desinfección. Este proceso de recuperación de datos ocurría con la suficiente frecuencia como para que esta empresa empezara a hacer un seguimiento del tiempo empleado en desplazarse de un espacio a otro. Descubrieron que sus operarios pasaban horas sólo vistiéndose y recuperando información en los diarios en papel dentro de las salas asépticas.

El problema de los datos inaccesibles se ve agravado por el hecho de que, como muchas otras empresas farmacéuticas, se están generando más datos que nunca. Con libros de registro en papel en todos los centros del mundo, esta empresa farmacéutica necesitaría dedicar todo un equipo técnico para transferir los datos del papel al formato digital, aplicar análisis, identificar tendencias y elaborar informes.

Tras probar con otros proveedores, su equipo vio en la plataforma Tulipy en la intuitiva edición de aplicaciones una solución escalable para sustituir sus procesos en papel, dándoles una visibilidad total de sus operaciones.

Con la solución de cuadernos de bitácora electrónicos de Tulip, el proceso de captura de datos se produce cuando tiene lugar el trabajo. Las aplicaciones de Tulip realizan un seguimiento automático de quién completa la tarea, cuándo la completa, si hay una firma electrónica y cuándo se producen cambios, si los hay. Los operarios también tienen acceso a un menú desplegable para cosas como la ubicación del edificio o el estado del equipo para completar rápidamente sus registros, lo que ayuda a evitar errores en la introducción de datos. Cada interacción de Tulip en sus instalaciones crea un registro de auditoría que reduce la carga que supone el cumplimiento de la normativa.

Un empleado de la empresa mencionó en broma que ya no tenían que preocuparse por la pérdida de VIP (papel muy importante) por el ocasional derrame de café. Con los cuadernos digitales de Tulip, la empresa obtuvo muchas grandes victorias; redujeron a cero el tiempo empleado en entrar en las salas asépticas para acceder a los cuadernos de papel, empezaron a compartir datos en tiempo real con colaboradores de todo el mundo y garantizaron el cumplimiento con comprobaciones de calidad y firmas electrónicas antes de la presentación. Las palabras de éxito corrieron por toda la empresa y los equipos están levantando la mano para ser los próximos en implantar Tulipen su centro.

Además de desplegar las aplicaciones de registro en otros centros, el siguiente paso para esta empresa incluye la identificación de otros casos de uso de Tulip en toda la empresa. El equipo está especialmente interesado en la captura de datos de humanos y máquinas para los registros electrónicos de lotes. Al eliminar al intermediario y agilizar la introducción de datos para los operarios, disminuye el riesgo de que se introduzcan datos erróneos y los operarios de esta empresa pueden centrar su tiempo en las tareas más críticas.