Dokumentenmanagement in der Fertigung

Die Fertigung ist eine prozess- und arbeitsintensive Branche, die eine gründliche und vollständige Dokumentation erfordert, um den Betrieb auf Kurs zu halten. Die Dokumentation kann alles umfassen, von Rechnungen, Gerätehandbüchern und Finanzunterlagen bis hin zu Nachweisen über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und anderen Dokumenten für die Geschäftsführung. Um den Überblick über alles zu behalten, müssen die Hersteller ihre Dokumentenverwaltungspraktiken gründlich überdenken, um sicherzustellen, dass alles erfasst und leicht zugänglich ist.

Vor der Verbreitung von Industrie 4.0 arbeiteten Qualitätsmanager hauptsächlich mit manuellen, papierbasierten Dokumenten und Prozessen. In den letzten Jahren ist die Dokumentenverwaltung weitgehend automatisiert und digitalisiert worden, was den Herstellern erhebliche Vorteile bringt.

Viele Unternehmen müssen jedoch noch die Vorteile moderner Dokumentenverwaltungspraktiken nutzen. Folglich ist es für solche Produktionsbetriebe schwierig, die für die Einhaltung von Branchen- und globalen Standards erforderliche Dokumentenintegrität zu entwickeln und zu erhalten.

Hersteller in einer Reihe von Branchen sind in einem Bereich tätig, in dem die Einhaltung gesetzlicher Standards erforderlich ist. Die Hersteller von Lebensmitteln und Getränken sowie Biowissenschaften müssen sich sorgfältig um die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften kümmern, um sicherzustellen, dass die Produkte sicher zu verwenden und zu konsumieren sind.

Daher ist eine umfangreiche Dokumentation erforderlich, um nachzuweisen, dass die Materialien und Produktionsprozesse den erforderlichen Standards entsprechen. Chargenprotokolle und Aufzeichnungen über die Gerätehistorie sind nur zwei Beispiele für Aufzeichnungen, die Hersteller führen müssen, um die guten Herstellungspraktiken und die staatlichen Vorschriften zu befolgen.

Im Laufe der Jahre haben wir mit Dutzenden von Unternehmen zusammengearbeitet, die in der Vergangenheit ein papierbasiertes Dokumentationssystem verwendet haben. Wie wir später in diesem Beitrag erläutern werden, gibt es eine Reihe von Herausforderungen und Problemen, die mit der Verwendung von Stift und Papier einhergehen können.

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Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile der Einführung und Einhaltung von Best Practices für die Dokumentenverwaltung betrachten:

Rationalisierung der Arbeitsabläufe: Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung hilft Herstellern bei der Rationalisierung von Arbeitsabläufen, indem sie sicherstellt, dass Arbeitsanweisungen und Betriebsabläufe in allen Abteilungen und von allen Mitarbeitern digitalisiert und standardisiert werden.

Durch den Einsatz eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems kann das Management die Konsistenz aller Arbeiten in einem Unternehmen sicherstellen. Infolgedessen sind alle Mitarbeiter besser in der Lage, ihre Aufgaben mit deutlich weniger Fehlern auszuführen, was die Fähigkeit des Unternehmens zur Einhaltung von Vorschriften verbessert.

Sichern Sie wichtige Daten: Eine lockere Kontrolle der Dokumente bietet verschiedene Angriffspunkte für Datenverletzungen. Mit anderen Worten: Wenn sich ein Hersteller bei wichtigen Aktivitäten immer noch stark auf Papierdokumente verlässt, besteht die Gefahr, dass er die Vorschriften zur Datensicherheit nicht einhält.

Die Einhaltung bewährter Verfahren für die Dokumentenverwaltung ermöglicht es Unternehmen, die Integrität ihrer Daten - und den Zugriff darauf - zu wahren.

Leichtere Rückverfolgbarkeit für die Prüfung der Einhaltung von Vorschriften: Unternehmen müssen ihre Prozesse ständig überprüfen und die Rückverfolgbarkeit in jeder Phase der Produktion sicherstellen, um die Vorschriften in ihrer Branche einzuhalten. Dies kann jedoch eine Herausforderung sein, wenn die Hersteller keine Kontrolle über ihr Dokumentenmanagement haben.

Einfach ausgedrückt: Wenn Hersteller ein manuelles, papierbasiertes Dokumentenmanagementsystem verwenden, haben sie eher Schwierigkeiten, Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten wie Chargenprotokolle, Verlaufsaufzeichnungen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) nachzuvollziehen.

Sofortiger Zugriff auf Informationen für eine flexible Entscheidungsfindung: Moderne Dokumentenverwaltungssysteme sind mehr als nur ein reiner Dokumentenspeicher. Sie ermöglichen es Managern auch, durch Echtzeiteinblicke in die Produktion schneller auf veränderte Betriebsbedingungen zu reagieren.

Wenn beispielsweise bei einer Maschine oder einem Gerät ein Problem auftritt, kann dies die Produktionslinie aufhalten und die Produktivität beeinträchtigen. Außerdem können fehlerhafte Produkte produziert werden, die nicht den erforderlichen Qualitäts- oder Regulierungsstandards entsprechen.

Mit einem besser definierten Dokumentenverwaltungssystem kann das zuständige Personal schnell Gerätehandbücher, SOPs und Anleitungen aufrufen, um die fehlerhafte Maschine zu behandeln. Auf diese Weise werden die Ausfallzeiten reduziert, und die Anlage wird in wesentlich kürzerer Zeit wieder produktiv.

Tools, die bei der Digitalisierung der Dokumentenverwaltung helfen, verschaffen Herstellern einen enormen Vorsprung, wenn es darum geht, verschiedene Dokumente und Compliance-Aufzeichnungen in Ordnung zu halten. Der Einsatz einer solchen Technologie trägt insbesondere dazu bei, dass die Einhaltung von Vorschriften nahtloser und leichter zu handhaben ist.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie digitale Lösungen die Dokumentenverwaltung in der Fertigung optimieren:

Zentrale Dokumentenablage: Bei der herkömmlichen, physischen Dokumentenverwaltung kann es leicht passieren, dass Unterlagen beschädigt werden, verloren gehen oder verlegt werden. Schließlich sind die Dokumente über verschiedene Abteilungen und Produktionsstandorte verteilt, was es schwieriger macht, die benötigten Informationen zu finden.

Aber wenn es um Software geht, werden alle Dokumente in einer zentralen Datenbank untergebracht, so dass verschiedene Abteilungen ihre Aufzeichnungen sowie andere relevante Qualitäts- und Compliance-Informationen speichern können.

Leichtere Zusammenarbeit: Der Produktionsbetrieb besteht aus mehreren miteinander verbundenen Prozessen, die eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erfordern. Bei einem herkömmlichen Dokumentenmanagementsystem würde viel Zeit mit dem Hin- und Herpendeln zwischen den Abteilungen verloren gehen.

Die meisten digitalen Lösungen enthalten jedoch Funktionen für die Zusammenarbeit, die es weit verstreuten Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen ermöglichen, über Dokumentenmanagementlösungen an einem bestimmten Prozess zu arbeiten. So bleibt die Integrität der Kommunikation gewahrt, was eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht und die Produktivität verbessert. Die Funktion Workspaces vonTulip zum Beispiel macht die Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten und Teams einfacher denn je.

Bessere Zugangskontrolle: Da es einfacher ist, mit verschiedenen Parteien aus der Ferne zusammenzuarbeiten, könnten Bedenken hinsichtlich des Zugriffs auf sensible Dokumente aufkommen. Bei den meisten digitalen Dokumentenverwaltungssystemen kann das Management jedoch festlegen, wer Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat.

Darüber hinaus führt die Software Buch über die verschiedenen Mitarbeiter, die Zugriff haben, und über die Zeiten, in denen sie bestimmte Dokumente angesehen oder bearbeitet haben.

Automatisierung von Qualitätsprozessen: Qualitätsprozesse wie Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA ) können erheblich von den Automatisierungsfunktionen des Dokuments Management-Software profitieren.

Die Software ermöglicht es Qualitäts- und Compliance-Managern, den Überblick über relevante Dokumente an einem Ort zu behalten, unabhängig davon, aus welcher Abteilung sie stammen.

Genaue Dokumentenverfolgung: In der Fertigung ist es üblich, dass Unternehmen ihre Prozesse aktualisieren, um ihre Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Dies bedeutet jedoch auch, dass verschiedene Dokumenttypen aktualisiert werden müssen, um sicherzustellen, dass die Prozesse einheitlich validiert werden.

Document Management-Software zeichnet automatisch alle Änderungen auf und stellt Managern alle Versionen und Revisionen eines bestimmten Dokuments zur Verfügung. Dies ist für Prüfpfade von entscheidender Bedeutung und hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Personen identifiziert werden können, die an den Änderungen und Genehmigungen der Dokumente beteiligt waren.